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Dr. Woisetschläger & Dr. Mutschlechner
Wirtschaftstreuhand - Steuerberatungsgesellschaft mbH

Voraus- und Anzahlungsrechnung

Betriebe können mittels Anzahlungsrechnungen über künftig auszuführende Lieferungen bzw. sonstige Leistungen abrechnen. Die Lieferung oder sonstige Leistung muss folgende Voraussetzungen erfüllen, damit eine Anzahlungsrechnung gestellt werden darf:

  • der Inhalt der Lieferung bzw. sonstigen Leistung muss bereits feststehen
  • die Ausführung der Lieferung bzw. sonstigen Leistung muss bereits feststehen
  • die geplante Ausführung findet erst in der Zukunft statt

Die Anzahlungsrechnung unterscheidet sich in folgenden Punkten von der üblichen Rechnung:

Statt Liefer- bzw. Leistungsdatum ist der vereinbarte Zeitpunkt oder Zeitraum anzugeben

Sollte keine Vereinbarung über den voraussichtlichen Zeitpunkt der Lieferung bzw. sonstigen Leistung getroffen worden sein, muss auf der Rechnung explizit darauf hingewiesen werden.

 

Endrechnung

Wird über die bereits erbrachte Leistung insgesamt abgerechnet, so sind in ihr die eventuell vor Ausführung der Leistung vereinnahmten Teilentgelte und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn über diese Teilentgelte Voraus- oder Anzahlungsrechnungen mit gesondertem Steuerausweis erteilt worden sind. Der Vorschrift ist entsprochen, wenn die einzelnen vereinnahmten Teilentgelte mit den jeweils darauf entfallenden Steuerbeträgen in der Endrechnung abgesetzt werden. Es ist allerdings ebenfalls ausreichend, wenn der Gesamtbetragt aller vorausgezahlten Teilentgelte inkl. der sie betreffenden Steuerbeträge in einer Summe abgesetzt werden.

Wird eine Dienstleistung erbracht, deren Leistungsort im Ausland liegt, so sind diese grundsätzlich mit der im Ausland festgelegten Umsatzsteuer zu besteuern und ebenfalls an das ausländische Finanzamt abzuführen. Ist jedoch der Empfänger der Leistung ein Unternehmen, so geht diese Steuer in den meisten Fällen auf das ausländische Unternehmen über. Dies wird als "Reverse Charge" bezeichnet, somit erspart man sich als Erbringer der Leistung die Steuererklärung im Ausland. Deshalb sind Ausgangsrechnungen an Unternehmen in solchen Fällen ohne Umsatzsteuer auszustellen und mit einem entsprechenden Hinweis (Übergang der Steuerschuld) sowie beiden UID-Nummern zu versehen.

Download: Reverse Charge Musterrechnung (WKO)

Fahrausweise, welche für die Beförderung im Personenverkehr ausgegeben werden, und Belege im Reisegepäckverkehr müssen mindestens folgende Angaben enthalten:

  • Name und Anschrift des Beförderungsunternehmens
  • Das aufsummierte Entgelt inkl. dem Steuerbetrag
  • Steuersatz
  • Ausstellungsdatum

Als innergemeinschaftliche Lieferung bezeichnet man Lieferungen zwischen Betrieben in verschiedenen EU-Mitgliedstaaten. Diese sind grundsätzlich von der Umsatzsteuer befreit, wenn

Für innergemeinschaftliche Lieferungen hängt die Steuerbefreiung im Wesentlichen von folgenden Voraussetzungen ab (Art. 7 Abs. 1 UStG):

  • der Unternehmer oder der Abnehmer den Liefergegenstand in das übrige EU-Gemeinschaftsgebiet befördert.
  • der Abnehmer ein Unternehmer ist, welcher den Gegenstand für sein Unternehmen erworben hat. Darunter fallen ebenfalls juristische Personen, welche selbst keine Unternehmer sind oder den betreffenden Gegenstand nicht für ihr Unternehmen erwerben.
  • der Erwerb des Liefergegenstandes bei dem Abnehmer im betreffenden Mitgliedsstaat der Erwerbsbesteuerung unterliegt.
  • die genannten Voraussetzungen durch Aufzeichnung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Abnehmers der Lieferung buchmäßig nachgewiesen werden.

 

Die jeweilige Rechnung muss außerdem folgende Angaben enthalten:

  • Hinweis auf die Steuerfreiheit
  • Angabe der UID-Nummer des liefernden Unternehmers und seines Abnehmers

Im Falle einer innergemeinschaftlichen Lieferung besteht für den die Leistung erbringenden Unternehmer eine Rechnungsausstellungsverpflichtung bis spätestens zum 15. des Kalendermonats, der auf den Kalendermonat folgt, in dem die Lieferung ausgeführt worden ist. Dies gilt allerdings nicht, falls lediglich eine Anzahlung auf eine noch zu erbringende Lieferung geleistet wird.

Die Gültigkeit einer UID-Nummer eines Geschäftspartners kann mittels des sogenannten "Bestätigungsverfahrens" kontrolliert werden.

Um diese Nachweise zu vereinheitlichen, stellt das BMF Muster für Empfangsbestätigungen und Verbringungserklärungen zur Verfügung. Die Downloadlinks dazu finden sie hier:

Dauerrechnungen findet man zum Beispiel bei Miet-, Pacht-, oder Wartungsverträgen. Hier wird aufgrund des dadurch entstehenden Aufwandes nicht für jedes Abrechnungsintervall eine neue Rechnung ausgestellt. Eine Dauerrechnung kann zum Beispiel einmal jährlich gestellt werden. Allerdings muss sie, wie jede andere Rechnung auch, den Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes entsprechen.

Eine Dauerrechnung sollte folgende zusätzliche Hinweise enthalten:

  • den Stichtag ab dem die Rechnung gilt
  • den Rechnungszeitraum
  • Fehlen Rechnungsmerkmale (wie z. B. der Leistungszeitraum) sind diese in anderen Dokumenten (anhand von beispielsweise Zahlungsbelegen) anzuführen.