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Dr. Woisetschläger & Dr. Mutschlechner
Wirtschaftstreuhand - Steuerberatungsgesellschaft mbH

Bei der Schlussbesprechung fällt die endgültige Entscheidung über das Ergebnis der Außenprüfung und dient ebenfalls der Wahrung des Parteiengehörs. Zu laden sind zumindest der Abgabenpflichtige und sein steuerlicher Vertreter. Eine gründliche Vorbereitung mit Ihrem Steuerberater für diese entscheidende Besprechung wird dringend empfohlen! Sollten bei der Schlussbesprechung die steuerlichen- oder abgaberechtlichen Verhältnisse mehrerer Abgabepflichtiger / Dienstgeber behandelt werden, so ist darauf zu achten, dass die abgabenrechtliche Geheimhaltungspflicht gewahrt bleibt.

Sofern die Buchführungsunterlagen elektronisch vorhanden sind, ist der Datenträger spätestens bei Beginn der Betriebsprüfung vorzulegen.

  • Finanz- und Anlagenbuchhaltung (dies inkludiert auch die Summen- und Saldenlisten)
  • Sach- und Personenkonten
  • Sämtliche Buchungsbelege (Kassen- und Bankbelege sowie Eingangs- und Ausgangsrechnungen)
  • Inventurunterlagen
  • Berechnungsgrundlagen (Teilwertabschreibungen, Forderungs- und Wertberichtigungen)
  • Unterlagen zur Rücklagenbildung
  • Bewertung teilfertiger Abgaben
  • Unterlagen zur Rückstellungsbildung, bestehend aus:
    • Urlaubsansprüche
    • Abfindungen
    • Pensionsverpflichtungen
    • Kulanz- und Gewährleistungen
    • Prozesskosten
    • Rekultivierung
    • sonstige Rückstellungen
  • Vereinbarungen zu Fahrzeugnutzungen
  • Fahrtenbücher
  • Aufzeichungen privater Nutzungsanteile
  • Gutachten
  • diverse Verträge und Gutachten
    • Gesellschaftsverträge
    • Geschäftsführerverträge
    • Anstellungsverträge
    • Tantiemenvereinbarungen
    • Arbeitsverträge
    • Verträge mit Angehörigen
    • Darlehensverträge
    • Kaufverträge
    • Leasingverträge
    • Miet- und Pachtverträge
    • Pensionsverträge und Pensionsgutachten
    • Direktversicherungen

Nach Erhalt der Prüfungsanordnung durch das Finanzamt sollte eine Schwachstellenanalyse durchgeführt werden.

Diese beinhaltet in der Regel die Ergebnisse der letzten Betriebsprüfung, die Klärung wesentlicher und kritischer Sachverhalte und welche Argumente zur Verfügung stehen sowie eine Klärung ob alle Verträge den jeweiligen Formerfordernissen entsprechen.

Es wird empfohlen alle Betriebsangehörigen im Vorfeld der Prüfung darauf hinzuweisen, dass keine Befugnis besteht, ohne vorherige Rücksprache mit der bestimmten Auskunftsperson oder dem Steuerberater, dem Prüfer Auskünfte zu erteilen.
Desweiteren ist festzulegen wie der Prüfer Zugang zu den Belegen und sonstigen Unterlagen erhält.

Die Prüfung erfolgt üblicherweise direkt vor Ort im Betrieb. Sofern möglich empfiehlt es sich dem Betriebsprüfer einen separaten und verschließbaren Raum zur Verfügung zu stellen. Ist dies dem Betrieb nicht möglich, so kann alternativ auch das Büro des jeweiligen Steuerberaters verwendet werden.

Sollte beispielsweise eine hauptsächlich auswärtige Tätigkeit ausgeübt werden, ist es plausibel, dass der entsprechende Betrieb nicht über eine geeignete Räumlichkeit verfügt. In so einem Fall wäre es durchaus möglich, dass, nach Absprache, das Finanzamt einen geeigneten Raum zur Verfügung stellt.